Nach der ausführlichen Vorstellung der neuen E-Government-Strategie der Blütenstadt Leichlingen in der letzten Sitzung des Ausschusses für Klimaneutralität, Umwelt und Zukunftsfragen nahm der Rat der Stadt Leichlingen die Digitalisierungspläne der Verwaltung in seiner Sitzung am Donnerstag, 26. September, ebenfalls zur Kenntnis.
Die Strategie dient als Leitfaden für die voranschreitende Digitalisierung der internen Verwaltungsprozesse, aber auch für die Verbesserung des Onlinezugangs von Verwaltungsleistungen für die Leichlinger*innen. Dabei sollen Verwaltungsprozesse modernisiert und die Kommunikation zwischen Bürger*innen, Unternehmen und Behörden vereinfacht werden.
Die Welt ist im ständigen (digitalen) Wandel. Produkte, Dienstleistungen und Prozesse verändern und verbessern sich im Sinne des technologischen Fortschritts stetig. Auch die Verwaltungen sollen digitaler werden, das regeln nicht zuletzt das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG) sowie das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG) sowie das E-Government-Gesetz des Landes NRW (EGovG NRW), das Rahmenvorgaben und Implementierungsziele enthält.
Schwerpunkte der Verwaltungsdigitalisierung werden in den kommenden Jahren die Einführung der E-Akte sowie die fortschreitende Digitalisierung von Dienstleistungen im Bereich Bürgerservice sein. Die Einführung der E-Akte soll ein effizienteres und vor allem medienbruchfreies Arbeiten innerhalb der Stadtverwaltung, aber auch mit anderen Behörden ermöglichen. Die physische Akte wird ersetzt durch elektronische Dokumente, die in digitaler Form gespeichert, verwaltet und archiviert werden. Die elektronische Aktenführung ist einer der wichtigsten Faktoren für eine komplett medienbruchfreie Antragsbearbeitung. Die Einführung erfolgt in Form eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Da dabei viele rechtliche, technische, aber auch interpersonelle Vorgaben und Herausforderungen zu bedenken sind, wird die anspruchsvolle und arbeitsintensive Umstrukturierung einige Jahre in Anspruch nehmen. Nach dem aktuellen Projektplan soll voraussichtlich in der 2. Jahreshälfte 2025 nach vorbereitenden Arbeiten das Rollout für ein Pilotamt beginnen, bevor ab 2026 dann nach und nach weitere amtsspezifische Rollouts erfolgen werden.
Gleichzeitig plant das Digitalisierungsteam um Amtsleiterin Ann-Kristin Gröne, im Sinne des OZG in den nächsten Jahren die digitale Abwicklung so vieler Dienstleistungen wie möglich weiter voranzutreiben. Die Stadtverwaltung soll für Bürger*innen und Unternehmen orts- und zeitunabhängig bestmöglich erreichbar gemacht werden, indem Verwaltungsleistungen über Online-Plattformen digital nutzbar sind. Möglichst viele Anträge, Formulare und andere Verwaltungsdienstleistungen sollen elektronisch über das Internet abzuwickeln sein, sodass der Gang ins Rathaus entfallen kann. Im Fokus der nächsten Jahre liegen dabei u. a. die Einrichtung eines digitalen Fundbüros, die digitale Anmeldung von Hunden und zur Hundesteuer, die digitale Abwicklung von Bauanträgen, die elektronische Wohnsitzanmeldung, die Online-Beantragung von Unterhaltsvorschüssen sowie die Etablierung der Sozialplattform als zentrale Anlaufstelle für diverse Sozialleistungen aus dem Themenfeld „Arbeit und Ruhestand“.
Die Umstellung von analog zu digital soll so einfach und hindernisfrei wie möglich erfolgen. Daher erfordert die erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierung eine ganzheitliche Betrachtung von Mensch, Prozess und IT. Ohne eine enge Begleitung der Mitarbeiter*innen wird die Digitalisierung scheitern. Denn nur wenn die digitale Arbeitsweise auch gelebt wird, kann sie sich dauerhaft etablieren. Im Zuge des internen Veränderungsmanagements gilt es, die Einführung neuer Technologien, digitaler Prozesse und Arbeitsweisen so zu gestalten, dass sie von den Mitarbeiter*innen akzeptiert und effizient genutzt werden. Widerstände sollen abgebaut, die Akzeptanz erhöht und die Mitarbeiter*innen auf ihrem Weg in die digitale Zukunft begleitet werden – zum Beispiel durch konstante und transparente Kommunikation, das klare Setzen von Zielen, nötige Qualifizierungen und Schulungen sowie technologische Anwendungsunterstützung.
Wichtig zu betonen ist, dass die Digitalisierung der Stadtverwaltung Leichlingen selbstverständlich längst begonnen hat. In vielen Bereichen wird bereits eine digitale Arbeitsweise gelebt, zum Beispiel im städtischen Ratsbüro oder im Zuge des 2022 durch die Kämmerei eingeführten digitalen Rechnungsworkflows. Auch können die Leichlinger*innen bereits heute verschiedene Leistungen digital erledigen. Der „Digitale Bürgerservice“ läuft im Online-Service-Portal zusammen, bündelt alle Behördengänge, die von zu Hause durchgeführt werden können, und gibt eine Übersicht über Informationsgegenstände, die online eingesehen werden können. Die Bürger*innen können sich umfassend und komplett online zu vielen Dienstleistungen und regionalen Gegebenheiten aus Leichlingen und dem Rheinisch-Bergischen Kreis informieren, zum Beispiel auf der städtischen Internetpräsenz www.leichlingen.de. Schon heute steht den Nutzer*innen bereits ein recht breites digitales Portfolio zur Verfügung: von der Beantragung einer Meldebescheinigung bis hin zum Online-Katalog der Stadtbücherei über interaktive Karten zur Denkmalauskunft und Bauleitplänen. Eine Auflistung aller bereits vorhandener Serviceangebote findet sich in der E-Government-Strategie.
Die E-Government-Strategie der Blütenstadt Leichlingen ist nicht in Stein gemeißelt, sondern wird kontinuierlich und dynamisch weiterentwickelt, um auf aktuell auftretende Gegebenheiten Einfluss nehmen zu können. Denn der Digitalisierungsprozess ist kein einmaliges Projekt, sondern eine dauerhafte Aufgabe.