Datenschutz

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung soll die Nutzer*innen dieser Website gemäß Bundesdatenschutzgesetz und Telemediengesetz über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten durch die Websitebetreiberin Blütenstadt Leichlingen (Rheinland) informieren.
Die Websitebetreiberin nimmt Ihren Datenschutz sehr ernst und behandelt Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Vorschriften.
Bedenken Sie, dass die Datenübertragung im Internet grundsätzlich mit Sicherheitslücken bedacht sein kann. Ein vollumfänglicher Schutz vor dem Zugriff durch Fremde ist nicht realisierbar.

Zugriffsdaten

Die Websitebetreiberin bzw. der Seitenprovider erhebt Daten über Zugriffe auf die Seite und speichert diese als „Server-Logfiles“ ab. Folgende Daten werden so protokolliert:
• Besuchte Website
• Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffes
• Menge der gesendeten Daten in Byte
• Quelle/Verweis, von welchem Sie auf die Seite gelangten
• Verwendeter Browser
• Verwendetes Betriebssystem
• Verwendete IP-Adresse

Die erhobenen Daten dienen lediglich statistischen Auswertungen und zur Verbesserung der Website. Die Websitebetreiberin behält sich allerdings vor, die Server-Logfiles nachträglich zu überprüfen, sollten konkrete Anhaltspunkte auf eine rechtswidrige Nutzung hinweisen.

Cookies

Diese Website verwendet Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, welche auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Ihr Browser greift auf diese Dateien zu. Durch den Einsatz von Cookies erhöht sich die Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit dieser Website.
Gängige Browser bieten die Einstellungsoption, Cookies nicht zuzulassen. Hinweis: Es ist nicht gewährleistet, dass Sie auf alle Funktionen dieser Website ohne Einschränkungen zugreifen können, wenn Sie entsprechende Einstellungen vornehmen.

Umgang mit personenbezogenen Daten

Die Websitebetreiberin erhebt, nutzt und gibt Ihre personenbezogenen Daten nur dann weiter, wenn dies im gesetzlichen Rahmen erlaubt ist oder Sie in die Datenerhebung einwilligen.
Als personenbezogene Daten gelten sämtliche Informationen, welche dazu dienen, Ihre Person zu bestimmen und welche zu Ihnen zurückverfolgt werden können – also beispielsweise Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer.

Umgang mit Kontaktdaten

Nehmen Sie mit der Websitebetreiberin durch die angebotenen Kontaktmöglichkeiten Verbindung auf, werden Ihre Angaben gespeichert, damit auf diese zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage zurückgegriffen werden kann. Ohne Ihre Einwilligung werden diese Daten nicht an Dritte weitergegeben.

Newsletter-Abonnement

Die Websitebetreiberin bietet Ihnen einen Newsletter an, in welchem sie Sie über aktuelle Geschehnisse und Angebote informiert. Möchten Sie den Newsletter abonnieren, müssen Sie eine valide E-Mail-Adresse angeben.
 

Datenschutzerklärung für den städtischen Social-Media-Auftritt

1. Gemeinsame Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO)

Die Blütenstadt Leichlingen und der Betreiber des sozialen Netzwerks Meta Platforms Ireland Limited (für Facebook und Instagram), sind gemeinsam verantwortlich für die Datenverarbeitung auf den Social-Media-Seiten der Stadtverwaltung Leichlingen.

• Meta verarbeitet Daten zu eigenen Zwecken (z. B. Werbung, Nutzeranalyse)
• Die Blütenstadt Leichlingen verarbeitet Daten, um kommunale Öffentlichkeitsarbeit und Informationstätigkeit zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO  i. V. m. § 3 DSG NRW).
• Die Blütenstadt Leichlingen nutzt die von Meta bereitgestellten Statistiken ("Insights") für die eigene Berichterstattung.
• Die wesentlichen Inhalte der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit (Page Controller Addendum) können Sie https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum entnehmen.

2. Verantwortliche Stellen und Kontakt

Verantwortlich: Stadtverwaltung Leichlingen, Am Büscherhof 1, 42799 Leichlingen
Datenschutzbeauftragter: Frank Werner, 02175 992-248, datenschutz(at)leichlingen.de
Plattformbetreiber: Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland

3. Verarbeitete Daten und Zwecke

Beim Besuch unserer Seite verarbeitet Meta automatisch Daten wie:

• Ihre IP-Adresse
• Geräte- und Browserinformationen
• Ihre Interaktionen (Likes, Kommentare, Nachrichten)
• Standortinformationen

Diese Daten werden genutzt, um Ihnen unsere Inhalte anzuzeigen und uns anonyme Statistiken ("Insights") zur Verfügung zu stellen.
Hinweis Drittlandtransfer (USA): Meta verarbeitet Ihre Daten auch in den USA, einem Drittland, für das kein Angemessenheitsbeschluss der EU vorliegt. Hierbei besteht das Risiko, dass Ihre Daten von US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken verarbeitet werden.

4. Ihre Rechte (Betroffenenrechte)

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15 ff. DSGVO). Ihre Rechte können Sie sowohl gegenüber uns (Blütenstadt Leichlingen) als auch gegenüber dem Plattformbetreiber (Meta) geltend machen.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für NRW ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf, Tel. 0211 38424-999, https://www.ldi.nrw.de/
 

Datenschutz beim KI-Chatbot: https://www.hallomerlin.de/datensicherheit

 

Ergänzende Informationen zum Einsatz einer KI-gestützten Assistentin am Telefon

Art und Zweck der Verarbeitung

Die Stadt Leichlingen setzt für die Entgegennahme telefonischer Anfragen eine KI-gestützte Telefonassistentin ein. Anrufende werden zu Beginn des Gesprächs darauf hingewiesen, dass sie mit einer KI-gestützten Assistentin sprechen.

Die KI-gestützte Telefonassistentin nimmt telefonische Anliegen entgegen, beantwortet allgemeine Fragen zu den Dienstleistungen der Stadt, ordnet Anliegen thematisch ein und ermittelt die zuständige Stelle. Sie kann Anrufe an zuständige Beschäftigte weiterleiten, auf eine zuständige externe Stelle verweisen oder, wenn eine unmittelbare Weiterleitung nicht möglich ist, einen Rückrufwunsch aufnehmen.

Die KI-gestützte Telefonassistentin greift nicht auf Akten, Bescheide oder laufende Verwaltungsverfahren zu, erteilt keine personenbezogenen Einzelfallauskünfte und trifft keine Verwaltungsentscheidungen.

Die Datenverarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Entgegennahme und Beantwortung telefonischer Anfragen,
• Erkennung und thematische Einordnung des geschilderten Anliegens,
• Ermittlung der zuständigen internen oder externen Stelle,
• Weiterleitung an zuständige Beschäftigte,
• Aufnahme und Übermittlung von Rückrufwünschen,
• Klärung nachträglicher Rückfragen oder Beschwerden zur Aufnahme und Zuordnung eines Anliegens,
• Nachvollziehbarkeit der ordnungsgemäßen Aufnahme und Zuordnung eines Anliegens sowie
• Erkennung und Behebung von Fehlzuordnungen, technischen Störungen und Sicherheitsvorfällen.

Verarbeitete personenbezogene Daten

Je nach Verlauf des Gesprächs können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• die Telefonnummer, soweit diese technisch übermittelt oder für einen Rückruf angegeben wird,
• Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs,
• technisch erforderliche Verbindungs- und Sitzungsdaten, insbesondere eine Sitzungs-ID,
• die gesprochenen Gesprächsinhalte und deren Umwandlung in Text,
• das mitgeteilte Anliegen und die ermittelte Zuständigkeit sowie
• bei einem Rückrufwunsch der Name, die Rückrufnummer und eine kurze Beschreibung des Anliegens.

Die gesprochenen Inhalte werden während des Gesprächs automatisiert verarbeitet und in Text umgewandelt. Eine dauerhafte Speicherung der Audiodaten oder die Erstellung eines Stimmprofils findet nicht statt.

Die Telefonzentrale ist darauf ausgerichtet, nur solche personenbezogenen Daten zu verarbeiten, die für die Einordnung, Beantwortung oder Weiterleitung des Anliegens beziehungsweise für einen Rückruf erforderlich sind. Bitte nennen Sie keine Zugangsdaten, Passwörter, vollständigen Bankverbindungen oder ausführlichen Angaben zu gesundheitlichen, sozialen oder anderen besonders sensiblen Sachverhalten.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen. Sie ist für die Wahrnehmung der der Stadt Leichlingen übertragenen öffentlichen Aufgaben und für eine geordnete telefonische Kommunikation mit der Stadtverwaltung erforderlich. § 3 Abs. 1 DSG NRW erlaubt öffentlichen Stellen die hierfür erforderliche Verarbeitung, soweit keine speziellere gesetzliche Regelung vorgeht.

Soweit die aufgenommenen Angaben anschließend durch den zuständigen Fachbereich in einem Verwaltungsverfahren weiterverarbeitet werden, gelten hierfür die jeweils einschlägigen gesetzlichen Rechtsgrundlagen.

Die KI-gestützte Telefonzentrale ist nicht darauf ausgerichtet, besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO zu erheben. Soweit solche Angaben im Einzelfall dennoch mitgeteilt werden, erfolgt ihre Verarbeitung nur in dem für die Einordnung und Weiterleitung erforderlichen Umfang und, soweit die jeweiligen Voraussetzungen vorliegen, auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 DSGVO in Verbindung mit den §§ 15 und 16 DSG NRW beziehungsweise den einschlägigen fachgesetzlichen Bestimmungen.

Auftragsverarbeiter und Empfänger

Für die technische Bereitstellung und den Betrieb der KI-gestützten Telefonzentrale setzt die Stadt Leichlingen die

Bots4You GmbH
Kölner Straße 46
57555 Mudersbach

als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Bots4You verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung der Stadt Leichlingen.

Für einzelne technische Funktionen, insbesondere Hosting, Telefonie, Sprachverarbeitung, Monitoring und IT-Sicherheit, können vertraglich gebundene und von der Stadt Leichlingen genehmigte Unterauftragsverarbeiter eingesetzt werden.

Innerhalb der Stadtverwaltung erhalten nur diejenigen Beschäftigten und Fachbereiche die für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens erforderlichen Angaben. Wird lediglich auf eine extern zuständige Stelle verwiesen, erfolgt dadurch keine automatische Übermittlung personenbezogener Daten an diese Stelle.

Die produktive Verarbeitung erfolgt innerhalb Deutschlands beziehungsweise der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums. Eine Übermittlung produktiver Gesprächsdaten in Drittländer findet nicht statt.

Die Gesprächsdaten werden weder von der Stadt Leichlingen noch von Bots4You oder den eingesetzten Unterauftragsverarbeitern zum Training allgemeiner oder kundenübergreifender KI-Modelle verwendet.

Speicherdauer

Die auf der KI-Plattform anfallenden Transkript-, Rückruf-, Verbindungs- und Sitzungsdaten werden für höchstens 90 Tage nach dem Anruf gespeichert und anschließend gelöscht.

Die befristete Speicherung dient der Klärung nachträglicher Rückfragen oder Beschwerden, der Nachvollziehbarkeit der ordnungsgemäßen Aufnahme und Zuordnung eines Anliegens sowie der Erkennung und Behebung von Fehlzuordnungen, technischen Störungen und Sicherheitsvorfällen.

Audiodaten werden nicht dauerhaft gespeichert.

Soweit Angaben zur weiteren Bearbeitung in ein E-Mail-Postfach, eine Akte, ein Verwaltungsverfahren oder ein anderes System der Stadt Leichlingen übernommen werden, gelten dort die für den jeweiligen Aufgabenbereich maßgeblichen Aufbewahrungs- und Löschfristen.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Die KI-gestützte Telefonassistentin trifft keine Entscheidungen, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.

Entscheidungen über Anträge, Leistungen, Bescheide oder sonstige Verwaltungsverfahren werden ausschließlich durch die zuständigen Beschäftigten der Stadt Leichlingen getroffen.

Freiwilligkeit und alternative Kontaktmöglichkeiten

Die Nutzung der KI-gestützten Telefonzentrale ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Für die Bearbeitung eines Anliegens durch die KI-gestützte Telefonassistentin ist jedoch die Verarbeitung der gesprochenen Angaben erforderlich.

Sie können die Stadt Leichlingen alternativ insbesondere schriftlich, persönlich, über die angebotenen Online-Dienste oder per E-Mail an info(at)leichlingen.de kontaktieren. Im Übrigen gelten die allgemeinen Informationen zu den Rechten betroffener Personen in dieser Datenschutzerklärung.