Seit 1. Februar 2023 ist Ann-Kristin Gröne die Digitalisierungsbeauftragte der Stadtverwaltung Leichlingen. In ihrer neuen Funktion soll sie den Digitalisierungsprozess innerhalb der Verwaltung organisieren und vorantreiben. Neben technischen Voraussetzungen, die es dafür zu schaffen gilt – zum Beispiel durch Einführung eines digitalen Aktenplans –, müssen parallel innerhalb des Hauses die Sensibilität für Digitalisierungsprozesse geschärft und die Mitarbeiter*innen im Wandlungsprozess unterstützt werden.
2011 wurde Gröne zur Beamtin ernannt. Während und nach einem dualen Studium der Verwaltungswissenschaften bei der Stadt Meerbusch, das sie 2014 erfolgreich abschloss, durchlief sie verschiedene Ämter und sammelte viel Verwaltungserfahrung. Seit 2017 arbeitet sie bei der Stadt Leichlingen, wo sie im Ratsbüro die digitale Ratsarbeit einführte und etablierte. Die Ratsarbeit erfolgt seitdem komplett medienbruchfrei digital. Zum 1. Februar 2023 übernahm Gröne die Stabstelle Digitalisierung und ist in dieser Funktion direkt Bürgermeister Frank Steffes unterstellt.
Einer der Schwerpunkte ihrer Arbeit ist die Ausweitung bürger*innenfreundlicher digitaler Verwaltungsleistungen. Auch wenn die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG), das Bund, Länder und Kommunen dazu verpflichten sollte, bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten, auf allen Ebenen gescheitert ist, bemüht die Stadtverwaltung Leichlingen sich weiterhin darum, ihr digitales Angebot zu erweitern, sodass die Leichlinger*innen zukünftig möglichst viele Anliegen auch online von zu Hause aus erledigen können. Dabei wird Ann-Kristin Gröne natürlich auch die Vorgaben des sich in Arbeit befindenden Nachfolgegesetzes zur Änderung des Onlinezugangsgesetzes sowie weiterer Vorschriften (OZGÄndG) berücksichtigen.
Auch wenn die Blütenstadt schon erste Schritt hin zu mehr digitalen Angeboten gemacht hat, handelt es sich um ein sehr langfristiges Projekt, bei dem das digitale Angebot kleinschrittig nach und nach immer stärker erweitert wird. Gröne übernimmt in diesem Prozess die wichtigen Koordinationsaufgaben und fördert die interne Absprache mit den Fachämtern, unterstützt gleichzeitig aber auch aktiv bei der Entwicklung und Implementation digitaler Anwendungen.
Aktuell können im digitalen Bürgerservice auf der städtischen Website u. a. folgende Angebote bereits digital genutzt werden:
- Melderegisterauskunft
- Elterngeld
- Führungszeugnisbeantragung
- Little Bird
- Wohngeld
- Urkundenanforderung
- Geodatenbasierte Anwendungen, z. B. FNP, B-Pläne
- Mängelmeldungen und Bürger*innenanträge gemäß § 24 GO
- Gewerbean-, -um- und -abmeldungen im Wirtschaftsserviceportal
Zeitnah umsetzen möchte Ann-Kristin Gröne in Zusammenarbeit mit dem Ordnungsamt das digitale Fundbüro sowie digitale Hundeanmeldungen. Auch die digitale Abwicklung von Bauanträgen soll gemeinsam mit dem Bauordnungsamt in Kürze möglich sein. Die digitale Ratsarbeit des Ratsbüros, die inzwischen komplett medienbruchfrei digital erfolgt, stellt einen guten Aufschlag dar, dem mittelfristig auch alle anderen Fachämter folgen sollen.
A und O beim Vorantreiben der Digitalisierungsprozesse ist die enge Zusammenarbeit mit den Fachämtern und anderen Stabstellen, denn die Digitalisierungsbeauftragte stößt Projekte an und begleitet diese, für eine gelungene Umsetzung ist das Fachwissen aus den Ämtern aber natürlich unabdingbar. Auch der Austausch mit den anderen Kommunen des Rheinisch-Bergischen Kreises ist Gröne ein wichtiges Anliegen.
Der Rat der Stadt Leichlingen beschloss in seiner Sitzung am 23. Mai 2022 außerdem die interkommunale Zusammenarbeit mit der Stadt Wermelskirchen, u. a. im Bereich Digitalisierung. Das ermöglicht den engen Austausch mit der Wermelskirchener Digitalisierungsbeauftragten im Zuge der Implementierung verschiedener Kompetenzzentren u. a. für das Dokumentenmanagementsystem (DMS), also die Einführung der E-Akte, die Erweiterung der digitalen Verwaltungsleistungen im Zuge des OZG und seines Nachfolgegesetzes sowie dem E-Government. Da Wermelskirchen sich wie Leichlingen in der Entwicklungs- und Einführungsphase der E-Akte befindet, profitieren beide Seiten vom engen Austausch. So wird die Testphase der E-Akte in verschiedenen Fachämtern gleichzeitig angestoßen und im Gleichschritt durchgeführt. Regelmäßige Rücksprachen helfen beim Ausmerzen von Fehlern und ermöglichen das Lernen voneinander. Zukünftig können z. B. auch Schulungen neuer Mitarbeiter*innen beidseitig übernommen oder Schulungsvideos gemeinschaftlich genutzt werden.
Die Implementierung des DMS ist der zweite große Schwerpunkt von Ann-Kristin Grönes Arbeit. Denn damit die digital angebotenen Verwaltungsleistungen auch medienbruchfrei intern bearbeitet werden können, braucht man ein verwaltungseinheitliches System, das mit den aktuell in Verwendung befindlichen Fachverfahren kombinierbar ist. Dessen Entwicklung und Einführung ist sehr komplex, da jedes Fachamt unterschiedliche Ansprüche und Bedarfe hat, auf die zu achten ist. Zum Beispiel gehen die Anforderungen an Personalakten und Projekte der Gebäudewirtschaft inhaltlich sehr weit auseinander, trotzdem sollen beide aber in einem Programm gebündelt angelegt und bearbeitet werden können.
Die Stadtverwaltung Leichlingen befindet sich aktuell in den ersten Testphasen dieses langfristigen Projektes. Wenn alles läuft wie geplant, möchte Ann-Kristin Gröne im kommenden Jahr mit einem ersten Pilotamt in die Umsetzung starten. Dafür sind in diesem Sommer bereits zwei Monate gemeinsame Testphase mit der Stadtverwaltung Wermelskirchen geplant, in deren Rahmen entschieden werden soll, ob der städtische IT-Dienstleister, die Südwestfalen IT, eine Einheitsakte anbieten kann. In weiteren Schritten könnten dann nach und nach die verschiedenen Fachämter digital ausgerollt werden. Nicht zu unterschätzen ist dabei die Einspielung der benötigten Daten sowie die Schulung der städtischen Mitarbeiter*innen, die beide große Arbeitskapazitäten fordern werden. Die Leichlinger Digitalisierungsbeauftragte Ann-Kristin Gröne hat also viel vor, denn von der Strategieentwicklung über die Einführung des Systems und die Schulung der Mitarbeiter*innen bis hin zur konkreten Umsetzung, z. B. in Form der Anlegung digitaler Formulare, liegt aktuell alles in ihrer Hand.