Bewerten: Kassation und Übernahme
Ein Archiv bekommt in der Regel sehr viel Material angeboten, und zwar sowohl aus öffentlicher als auch aus privater Hand. Nicht alles kann übernommen werden. Gründe sind zum einen die Frage nach der Archivwürdigkeit sowie die Lagerkapazitäten des Archivmagazins. Um zu entscheiden, ob Unterlagen dauerhaft im Archiv gelagert werden, wird ein Bewertungsverfahren durchgeführt. Der Archivar entscheidet in der Regel anhand eines Bewertungsmodells über die Übernahme von Materialien ins Archiv.
Was archivwürdig ist, regelt unter anderem das Archivgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen.
Verzeichnen: Nutzbarmachung
Die Unterlagen, die ins Archiv übernommen werden, sollen auch nach langer Zeit wiedergefunden werden können. Dazu werden die wichtigsten Daten der Archivalien in das Datenbankprogramm FAUST eingegeben. Vermerkt sind dort unter anderem (Akten-)Titel, Laufzeit, Provenienz und wesentliche Inhalte. Bei Fotos wird u.a. auch auf die Größe des Bildes geachtet. Anhand einer Suchmaske können die Unterlagen dann erneut recherchiert werden, sobald sie gebraucht werden.
Technische Bearbeitung: Bestandserhaltung
Das Archiv hat die Aufgabe seine Bestände und Materialien langfristig zu erhalten. Um dies zu garantieren, ist es wichtig, die Unterlagen entsprechend zu bearbeiten, damit Schäden vermieden werden. Bei Papierakten muss beispielsweise darauf geachtet werden, dass keine säurehaltigen Materialien (u.a. Folien) sowie Metalle (u.a. Büroklammern, Tackernadeln) in der Akte verbleiben. Alle Archivalien werden danach in säurefreien Archivmappen und -boxen gelagert. Diese werden dann, je nach Bestandszugehörigkeit, in unserem Kernmagazin oder im Bild- und Personenstandsarchiv gelagert.
Digitalisierung: In die Zukunft
Die Digitalisierung der Gesellschaft schreitet immer weiter voran. Auch das Stadtarchiv möchte mit der Zeit gehen und bemüht sich daher verstärkt Bestände auch digital zu erschließen und nutzbar zu machen. Beispiele dafür sind die Digitalisierung des Bildarchivs sowie das Projekt Digitale Stadtführung.
Benutzerbetreuung: Für die Bürger*innen
Alle Aufgaben des Archivs haben einen Zweck: Die Archivalien sollen für die Nachwelt erhalten bleiben und nutzbar sein. Dementsprechend gilt: Das Archiv ist für jede interessierte Bürger*in geöffnet und die Archivalien können grundsätzlich eingesehen werden, sofern Sperrfristen oder sonstige besondere Umstände nicht dagegen sprechen. Das Archivpersonal berät Sie gerne und bietet auch Unterstützung im Rahmen der Recherche an. Zum genaueren Umfang der Beratungsmöglichkeit und der Kosten (z.B. für Kopien) lesen Sie bitte die Archivsatzung und die Verwaltungsgebührensatzung.